Xây dựng một tổ chức tự hành hay Autonomous organization

QTVKN

Lớp 3
5/7/17
386
35
28
#1
Trong một môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và thị trường lao động chất lượng cao ngày càng khan hiếm và bị cạnh tranh gay gắt bởi các doanh nghiệp cùng ngành, thì các công ty/tổ chức luôn phải nỗ lực cải thiện bản thân để phát triển đội ngũ của mình. Trong một nền kinh tế tri thức, thì yếu tố con người là điều kiện tiên quyết để dẫn đến thành công. Yếu tố này quan trọng đến mức đã có những tổ chức đổi chức danh Chief Human Resources Officer (CHRO) thành Chief People Officer (CPO), phản ánh quan điểm rằng Con Người không chỉ là một tài nguyên của công ty, mà cần phải hướng đến Tính Người trong các quyết định quản trị của công ty.

Xay dung mot to chuc tu hanh hay Autonomous organization.jpg

Những quan điểm về quản trị tổ chức/công ty cũng đã trải qua nhiều thay đổi, cập nhật để phù hợp với những thay đổi về xã hội và con người. Với sự phát triển vượt bậc của Internet, con người ngày nay được trang bị nhiều kiến thức hơn, dễ dàng tiếp cận với những kiến thức quý báu vốn trước kia là tài sản tuyệt mật của các tập đoàn lớn, cũng như có nhiều hơn các cơ hội việc làm. Chưa bao giờ việc trở thành một người lao động tự do (freelancer) lại dễ dàng như vậy, khi con người có thể tận dụng Internet để phân phối tri thức hoặc hoàn thành công việc hoàn toàn trong không gian mạng. Những yếu tố đó xây dựng nên tính độc lập của người lao động, khỏi những áp đặt từ xã hội, công việc, ngay cả tôn giáo. Các công ty cần thích nghi để thu hút, đào tạo, và giữ gìn tài nguyên con người (human capital) của tổ chức.

Đã từng có khái niệm Tổ Chức Không Có Người Lãnh Đạo (Leaderless Organization) được đề cập trong cuốn sách Sao Biển và Nhện (The Starfish and The Spider); luận điểm đó đặt ra câu hỏi rằng với tình hình nhân sự hiện tại, liệu tổ chức có thể tự hoạt động mà không có người lãnh đạo dẫn dắt ? Giống như khi con sao biển bị cắt đứt một chân thì tự động mọc ra một cái chân khác, và cái chân bị đứt có thể tự phát triển thành một cá thể sao biển khác.

Một trong những công ty nổi tiếng nhất thế giới về chất lượng dịch vụ là website bán giày online Zappos, họ được bình chọn là chất lượng dịch vụ tốt nhất thế giới, là ví dụ kinh điển trong các tác phẩm về quản trị, và được yêu quý bởi khách hàng đến mức họ từng nhận được đề nghị phát triển sang các mảng hàng không và dịch vụ y tế. Được mua lại bởi người khổng lồ Amazon, Zappos nổi tiếng không chỉ vì chất lượng hàng hoá của họ, mà là từ nền văn hoá công ty đầy sáng tạo, được phát triển với yếu tố nhân sự là hạt nhân. Tuy nhiên Tony Hsieh, nhà sáng lập và Tổng Giám Đốc của công ty, không chỉ dừng lại ở đó và hài lòng với những gì mình đạt được. Năm 2013, ông tuyên bố Zappos sẽ thử nghiệm mô hình tổ chức Holocracy (tạm dịch là Tổ Chức Tự Hành, của tác giả), xoá bỏ các vị trí quản lý tầm trung truyền thống và chia công ty thành những cluster (đội ngũ) hoạt động độc lập. Điều này đã thật sự gây sốc cho thế giới kinh doanh, khi một tập đoàn lớn dám áp dụng một mô hình quản trị còn trong phôi thai. Khái niệm Holocracy được đề cập lần đầu trong cuốn sách Reinventing Organizations của tác giả Frederic Laloux, và vẫn còn đang gây tranh cãi vì nó trái ngược với những quan điểm quản trị truyền thống từ ngày đầu con người biết hình thành đội nhóm trong thuở hồng hoang. Liệu bao giờ là thời điểm phù hợp để tư tưởng quản trị này trưởng thành ? Liệu nó có phù hợp với bất kỳ tổ chức nào ? Liệu con người thế nào sẽ phù hợp với một tổ chức Holocracy ?

Là một người đam mê trong lĩnh vực quản trị và chiến lược, mình cũng rất hứng thú với khái niệm Holocracy khi lần đầu tiên được tiếp xúc. Tuy nhiên mình vẫn đánh giá đây là một học thuyết khá hoàn mỹ, kiểu như học thuyết Karl Marx về một xã hội mọi người đều được đối xử công bằng. Việc áp dụng nó là điều khó khăn vì lệ thuộc vào khá nhiều yếu tố. Tuy nhiên có một số luận điểm trong học thuyết này có thể áp dụng cho mô hình công ty/tổ chức hiện đại để đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động chất lượng cao.

Với kinh nghiệm đã làm việc tại nhiều tập đoàn lớn, công ty vừa và nhỏ, tự làm chủ và làm công; kết hợp với việc từng phụ trách tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ học viên chương trình đào tạo lãnh đạo IPL của Trường doanh nhân PACE và Hiệp Hội Du học sinh Thuỵ Sĩ, đây là một số kinh nghiệm mình rút tỉa được từ thực tế, nhằm xây dựng một tổ chức tự hành:

MỘT SỐ QUAN ĐIỂM CẦN CÓ

1/ Con người cần được động viên không chỉ bằng tiền mà còn bởi mục tiêu cao đẹp, và môi trường giúp phát triển bản thân. Với kinh nghiệm từng vận hành các tổ chức phi lợi nhuận, đa phần nhân sự tham gia tình nguyện, không có lương, thì việc động viên, kích thích tinh thần là rất quan trọng. Con ngườ hạnh phúc nhất là khi họ được là chính mình, được học hỏi và hoàn thiện bản thân, được tôn trọng, và được tin tưởng trao quyền tự quyết các vấn đề trong khả năng. Đây là điều mà nhiều công ty, tập đoàn còn thiếu.

2/ Nhân sự thời nay rất thông minh và độc lập. Họ đủ thông minh để nhận ra những vấn đề của tổ chức và quyết định có tiếp tục đồng hành không, và đủ độc lập để có thể tách ra và tham gia một công việc khác. Họ không bị ràng buộc bởi những quy củ cũ kỹ và quan điểm lạc hậu.

NHỮNG VIỆC CẦN LÀM

1/ Xây dựng một mô hình tổ chức phù hợp

Cần đơn giản hoá sơ đồ tổ chức, càng nhẹ càng tốt. Đảm bảo thông tin được truyền tải xuyên suốt khắp tổ chức thông việc ứng dụng những công cụ hiện đại, có thể lấy ví dụ như Trello và Slack.

Tổ chức càng tinh gọn thì việc đưa ra quyết định nhanh chóng trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi là điều khả dĩ, giúp tăng tính cạnh tranh của tổ chức. Các cá nhân lãnh đạo của từng đội nhóm trong tổ chức cần đủ khả năng và được tin tưởng để đưa ra các quyết định hàng ngày. Tuy nhiên, các quyết định quan trọng vẫn cần được người đứng đầu tổ chức đưa ra quyết định cuối cùng.

2/ Đảm bảo thông tin được truyền tải xuyên suốt

Thông tin là tài sản quý giá trong nền kinh tế tri thức. Việc áp dụng các công cụ liên lạc hiện đại giúp tổ chức thông tin xuyên suốt đến từng cá nhân trong tổ chức. Trello là một công cụ quản lý dự án, Slack là công cụ chat dành cho văn phòng với các tính năng hỗ trợ công việc. Hiện Facebook cũng đang thử nghiệm Facebook Work là mạng xã hội dành cho tổ chức, tương tự bản chính nhưng tính bảo mật cao hơn, giúp lưu trữ tài liệu và thông tin.

Khi con người có đầy đủ thông tin, được đào tạo đầy đủ và có khả năng, kinh nghiệm, họ có thể đưa ra các quyết định đúng đắn.

3/ Bổ nhiệm những người phù hợp vào các vị trí phù hợp

Chúng ta cần nhận ra rằng mỗi cá nhân là một cá thể khác biệt, không ai giống ai. Nên việc đánh giá và nhận ra các thế mạnh, thế yếu của nhân sự là điều quan trọng. Bên cạnh các yếu tố chuyên môn, nhân sự cũng cần được đánh giá về khả năng lãnh đạo, sáng tạo, suy nghĩ độc lập, chủ động trong công việc. Đã qua rồi thời nhân viên làm lâu lên lão làng, bề dày kinh nghiệm là nền tảng để xét thăng chức.

Con người ngày nay càng trẻ càng có nhiều phương thức tiếp cận kiến thức, và càng giỏi. Họ luôn muốn được công nhận và đề bạt vào các vị trí có trọng trách cao cả, để họ áp dụng những gì họ am hiểu.

Kỹ năng lãnh đạo là một điều khó khăn, vì không phải ai cũng có khả năng tiếp thu như nhau. Những chương trình phát triển kỹ năng lãnh đạo đa phần tập trung chỉ thảo luận về phần cứng chứ ít tập trung về phần mềm.

Trong một thực tế gần hoàn hảo, thì hãy tận dụng những gì bạn đang có, bổ nhiệm những người có khả năng quản lý, lãnh đạo, tổ chức công việc vào vị trí quản lý. Kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn là điều kiện cần, nhưng không phải là ưu tiên hàng đầu. Kinh nghiệm của tác giả là khi bổ nhiệm một cá nhân vào một bộ phận hoàn toàn xa lạ (trong một tổ chức phi lợi nhuận), thì bạn ấy đã phát triển và am tường lĩnh vực này sau 6 tháng. Nỗ lực và đam mê học hỏi của con người là yếu tố tiên quyết của thành công.

4/ Tự tin trao quyền

Cần có một quy chế quyền hạn cụ thể, rõ ràng, để mọi người trong tổ chức đều có hiểu biết nhất định về công việc và quyền hạn của vị trí. Khi lãnh đạo đã có lòng tin vào khả năng của những lãnh đạo cấp thấp hơn, họ nên tự tin trao quyền, cũng như cần nhắc nhở rằng các hành động và quyết định này luôn luôn phải tuân thủ các quy tắc đạo đức, các giá trị cốt lõi, tôn chỉ hoạt động, và các mục tiêu của tổ chức.

Khả năng trao quyền để ra quyết định và xử lý vấn đề là cực kỳ quan trọng, đó là một biểu hiện bên ngoài về lòng tin của tổ chức đối với con người của mình.

5/ Quản trị bằng mục tiêu và Quản trị bằng quy trình

Management By Objectives (MBO) - Quản trị bằng mục tiêu và Management By Process (MBP) - Quản trị bằng quy trình là hai khái niệm quản lý khá phổ biến trong thế giởi quản trị. Nếu mục tiêu cho người lao động biết đích đến thì quy trình là con đường để đưa họ đến đó.

Mục tiêu cần rõ ràng, có sự gắn kết giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn, nếu có thể áp dụng tiêu chuẩn SMART (Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Attainable - Thực hiện được, Relevant - Phù hợp thời điểm hiện tại, Time-bounded - Có lịch trình cụ thể) thì càng tốt.

Các SOP (Standard Operating Procedures) quy trình vận hành cần được xây dựng, để đảm bảo nhân viên hiện tại và mới có thể nắm được cách làm trong tổ chức.

6/ Không ngừng đào tạo và học hỏi

Đào tạo là đầu tư vào con người, là cực kỳ quan trọng. Mỗi cá nhân có một nền tảng và kinh nghiệm khác nhau, nên việc đào tạo để họ thích nghi với văn hoá công ty/tổ chức là rất cần thiết; đặc biệt các tổ chức có văn hoá khá cá biệt thì điều này lại càng cấp thiết.

Đào tạo nhân sự về các quy trình vận hành, truyền tải thông tin một cách minh bạch về các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức, để tăng cường tính tự giác, tự lập của nhân sự

7/ Có những cột mốc đánh giá cụ thể

Khi trao cho nhân viên quyền tự hành, người quản lý, lãnh đạo vẫn phải có những quy trình theo dõi, đánh giá chất lượng công việc. Tuy nhiên, tránh kiểm soát quá chi li. Có thể chia theo từng tháng, từng quý, giữa năm. Đặt ra các cột mốc mục tiêu cụ thể và các công cụ đo lường.

Việc này sẽ đảm bảo lãnh đạo có thể bẻ lái những khi vận hành bị trật đường ray hoặc không phù hợp với tình hình thực tế.

8/ Sự tin tưởng, tôn trọng của cấp dưới với cấp trên

Trong một môi trường dân chủ đến vậy, thì sự tin tưởng, tôn trọng, và chấp hành mệnh lệnh của cấp dưới với cấp trên là rất quan trọng. Người lãnh đạo cần mẫu mực, có bề dày kinh nghiệm, có sự tín nhiệm cao của cấp dưới về khả năng điều hành, cũng như định hướng chiến lược đề ra.

Thế giới luôn thay đổi, đôi khi những lãnh đạo cấp cao hơi lớn tuổi và không cập nhật xu hướng, và đưa ra những định hướng không chính xác, dẫn đến sự tàn vong của tổ chức/công ty. Những nhân sự trẻ là những người có thể nhìn thấy điều đó rõ nhất, và liệu họ có quyết định ở lại trên một con tàu chìm hay không là một câu hỏi.

9/ Quan hệ quản lý như mô hình mentor - mentee

Quản lý cấp cao đóng vai trò người cố vấn cho quản lý cấp dưới, cho những lời khuyên, kiến thức, kinh nghiệm giúp chu toàn quyết định cuối cùng. Trong một số trường hợp hạn hữu, người quản lý cấp cao sẽ phải sử dụng quyền quyết định cuối cùng của mình.

Điều này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bổ nhiệm đúng người vào đúng vị trí; nếu không tổ chức sẽ có nguy cơ tan vỡ.

10/ Có một mục tiêu cao cả và hệ giá trị tốt

Mục tiêu cao cả giúp động viên người lao động làm việc hết sức mình. McDonald's thay vì nói về việc phục vụ hamburger thì có thể nói nhiệm vụ của họ là "Hỗ trợ phong cách sống hiện đại, luôn dịch chuyển của khách hàng".

Hệ giá trị cốt lõi tốt giúp định hình phong thái làm việc của nhân viên, hiệu quả của cá nhân sẽ góp phần vào hiệu quả của tổ chức.

Theo fb Johnny Tuan Nguyen
 
Sửa lần cuối:

Donate

Thống kê diễn đàn

Chủ đề
19,332
Bài viết
21,167
Thành viên
89,402
Thành viên mới
OCM

Thành viên trực tuyến