Tìm hiểu thuật ngữ và phân biệt PI, KPR và KRI

xaydungkpi

Thành viên mới
10/6/18
3
0
1
#1
Rất nhiều công ty đang áp dụng KPI để đo lường, giám sát hiệu quả làm việc, nhưng rất ít doanh nghiệp thực hiện đúng và thực sự hiểu KPI là gì. Có 3 loại thước đo đo lường hiệu quả:
  1. KRI (Key Result Indicators): Doanh nghiệp làm được gì trong một viễn cảnh nhất định.
  2. PI (Performance Indicators): Phải làm gì
  3. KPI: Phải làm gì để nâng cao hiệu suất hoạt động doanh nghiệp một cách đáng kể
Rất nhiều tổ chức đã thực hiện đo lường hiệu suất làm việc bằng sự kết hợp các loại đo lường hiệu suất trên. Nhưng chúng có mối quan hệ giữa 3 loại đo lường hiệu suất này. Hình bên dưới là mô tả mối quan hệ giữa KRI, PI và KPI.
Tim hieu thuat ngu va phan biet Pi kpr va kri.png
KRI được xem xét trong một chu kỳ tương đối dài, thông thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Còn KPI được cập nhật được đến hàng ngày hoặc hàng tuần.

Một điểm thú vị nữa là KRI thông thường chỉ đem lại một số yếu tố mang tính phổ quát, chung, còn KPI đi sâu vào chi tiết phân tích hơn. Ví dụ giống như đồng hồ báo km/h của xe máy, KRI chỉ cho ta biết tốc độ hiện hành, thông thường trong việc quản lý thì thông tin có thể còn ít, nếu là KPI bạn có thể biết các thông số bên trong của máy móc như là độ nóng của động cơ, độ tiêu hao nhiên liệu…

KRI thông thường đo lường các yếu tố sau:
  • Mức độ hài lòng của khách hàng (Customer satisfaction)
  • Mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction)
  • Thu nhập trước thuế (EBT – Earning Before Tax)
  • Khả năng mang lại lợi nhuận của khách hàng (Profitability of Customers)
  • Lợi tức từ vốn sử dụng (Return on Capital Employed)
Ở giữa KRI và KPI có một số chỉ số hiệu suất PI:
  • Lợi nhuận của 10% các khách hàng dẫn đầu.
  • Lợi nhuận thuần (Net Profit) của các dòng sản phẩm chính.
  • Mức độ tăng trưởng phần trăm trong 10% top of customers.
  • Số lượng nhân viên tham gia vào kế hoạch đề xuất
KPI là một tập các đo lường tập trung vào khía cạnh hiệu suất của tổ chức hướng tới thành công hiện tại và tương lai của tổ chức.

7 đặc trưng cần có của KPI (đây là nhận xét thông qua thảo luận nhóm tham gia bởi 1500 chuyên gia về nhân lực)
  1. Thước đo phi tài chính (Non-financial measures): có nghĩa là KPI không được biểu diễn bằng đồng Đola, Yên hay Pound…
  2. Được đánh giá thường xuyên (ví dụ hàng ngày hay 24/7…)
  3. Chịu sự tác động bởi giám đốc điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao
  4. Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chiỉnh
  5. Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc từng nhóm
  6. Có tác động đáng kể (vú dụ: ảnh hưởng đến hầu hết các yếu tố thành công then chốt CSF – Critical Success Factor và không chỉ ảnh hưởng đến một chỉ tiêu của Thẻ điểm Cân bằng)
  7. Có tác động tích cực (ví dụ: ảnh hưởng đến tất cả các chỉ số đo lường hiệu suất khác theo hướng tích cực)
Điều này có thể các bạn phân vân tại sao các yếu tố KPI lại không có dính đến tiền giả sử là 1000$/ngày chẳng hạn. Là bởi vì nếu điều đó xảy ra thì nó là KRI (Key Result Indicator) mất rồi. Và xem hoạt động bán hàng trở thành một kết quả hoạt động. KPI được hiểu sâu hơn thế nhiều. Đó có thể là số lần liên lạc với các khách hàng chủ chốt mà đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

KPI thường được đo lường theo ngày, 24/7 và muộn nhất là theo tuần. Những phép đo lường tính bằng hàng tháng, hàng quý hay hàng năm thì không thể là KPI.

Có một thành ngữ sử dụng rất liên tưởng đến KPI đó là “horse has botled” có nghĩa là Doing something too late, là làm một điều gì đó quá muộn thì không còn là KPI nữa. Do vậy KPI rất quan tâm tới thành công hiện tại và tương lai của tổ chức. Ví dụ KPI về số lượng khách hàng chủ chốt ghé thăm vào tháng tới được hoạch định thế nào…

Rất nhiều tổ chức thực hiện các đo lường các sự kiện xảy ra ở tháng hay quý trước, những đo lường này không phải là KPI.

Lead Indicator và Lag Indicator?

Rất nhiều tác giả đưa ra sự khác biệt 2 khái niệm này và khiến cho không ít người trong số các bạn có sự hiểu nhầm giữa Lead và Lag Indicator.

Lead Indicator (Kết quả) và Lag Indicator (Performance Driver). Để rõ hơn chúng ta xem xét một sự kiện là máy bay bị trễ thì sẽ thuộc loại là Lead Indicator hay Lag Indicator. Chúng tôi đã làm cuộc khảo sát thông qua vote ví dụ này ở nhiều hội thảo nhưng lạ thay số phiếu bình chọn luôn xấp xỉ nhau chứng tỏ vẫn có một sự mơ hồ về thế nào là Lead Indicator hay Lag Indicator.

Và nếu ta xem xét việc phân loại các performance measures thành Lead/Lag indicator sẽ sẽ gây nhầm lẫn hay là một cách không hoàn tốt để định nghĩa một cách đo lường hiệu suất.

Trong bài này bạn có thể hiểu đơn giản KRI thay thế cho Lag Indicators nếu bạn tiếp cận Lag Indicator từ trước, và KRI này được đo lường theo tháng hay quý như tôi đã đề cập từ trước.

PI và KPI theo một cách khác, chúng đặc tả những đo lường quá khứ, hiện tại và tương lai.

Một nhược điểm của Lead và Lag Indicator là không tập trung vào đo lường các chỉ số hiện tại và tương lai.

Ví dụ về KPI đo lường:
  • Hiện tại: Số lượng máy bay đang bị trễ quá 2h so với dự kiến.
  • Quá khứ: Số lượng máy bay bị trễ tháng trước/ quý trước.
  • Tương lai: Số lượng những sáng kiến được thực hiện trong tháng tới/2 tháng tới để hạn chế lượng máy bay trễ ở các khu vực nóng.
Bạn thấy đấy, việc tạo ra các KPI cũng cần cân nhắc theo trục thời gian quá khứ, hiện tại, và tương lai để hướng thành công của tổ chức trong dài lâu. Vậy thì đừng phân vân khái niệm Lead hay Lag Indicator làm gì nữa. Hãy tập trung và hỏi rằng bạn nên có bao nhiêu KRI, bao nhiêu PI và bao nhiêu KPI?

Performance Measures và Quy Luật Vàng 10/80/10

Kaplan và Norton (Cha đẻ của phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC) khuyến nghị tổ chức bạn không nên có quá 20 KPI.

Hope và Fraser lại khuyến nghị tổ chức bạn nên có ít hơn 10 KPI.

Vậy luật 10/80/10 là một cách tiếp cận tổng quát rất tốt để thiết lập đo lường hiệu suất. Đó là tổ chức bạn nên có 10 KRI, 80 PI và 10 KPI.

Tim hieu thuat ngu va phan biet Pi kpr va kri 2.png
Thông thường trong một tổ chức nên có 2 KPI update hàng ngày hay 24/7. 5 KPI được cập nhật hàng tuần.

Tim hieu thuat ngu va phan biet Pi kpr va kri 3.png

BSC – mô hình quản lý ảnh hưởng sâu sắc tới KPI.
Tim hieu thuat ngu va phan biet Pi kpr va kri 4.png
Một khái niệm nữa là các báo cáo quản lý nên là một công cụ quản lý, điều này có nghĩa là các báo cáo dạng thông tin ghi nhớ nhưng sẽ hỗ trợ ra quyết định. Để làm được điều này thì các báo cáo hàng tháng phải được kết hợp với các báo cáo hàng ngày, hàng tuần. Điều này phản ánh các báo cáo KPI phải đạt 3 yếu tố là: đúng lúc, súc tích và hữu ích.

Theo xaydungkpi
 

Thống kê diễn đàn

Chủ đề
21,076
Bài viết
23,061
Thành viên
89,491
Thành viên mới
ACTONE

Thành viên trực tuyến

Không có thành viên trực tuyến.